AI receptionist verwerkt 300+ juridische vragen per maand.

Eén medewerker kwijt aan mailintake. Elke dag opnieuw.

Advocatenkantoor met 8 medewerkers. Dagelijks 40 tot 60 inkomende mails - consultaties aanvragen, dossieropvolging, algemene juridische vragen, urgente berichten. Alles door elkaar, zonder structuur.

Eén medewerker besteedde dagelijks 2 tot 3 uur aan het lezen, categoriseren en doorsturing van inkomende berichten naar de juiste advocaat. Dat is meer dan 60 uur per maand aan werk dat geen directe juridische waarde toevoegt - maar wel cruciaal is voor de werking van het kantoor.

AI als eerste filter. Mens als laatste beslisser.

We analyseerden drie maanden inkomende mails om patronen te herkennen - welke types vragen komen binnen, hoe worden ze nu verdeeld, waar zit de vertraging. Op basis daarvan bouwden we een AI-workflow die inkomende berichten automatisch verwerkt.

De AI categoriseert elk bericht (consultatie / dossieropvolging / urgentie / algemeen), bepaalt de prioriteit, identificeert de relevante dossiermap en stuurt een gestructureerde samenvatting door naar de juiste advocaat - inclusief een voorstel voor de eerste respons aan de klant.

Cruciaal: de AI voert niets uit zonder menselijke goedkeuring. Elke actie - elke mail die verstuurd wordt, elke dossierwijziging - wordt eerst voorgelegd aan een medewerker. De AI bespaart tijd, de mens behoudt controle.

Geïntegreerd in de bestaande werkflow. Geen nieuwe tools te leren.

De AI-receptionist werkt op de achtergrond van de bestaande mailomgeving. Medewerkers zien gestructureerde samenvattingen en actievoorstellen verschijnen in hun vertrouwde interface - ze hoeven geen nieuw platform te leren of van workflow te veranderen.

60+ uur per maand teruggewonnen. Zonder verlies van controle.

De manuele intake tijd daalde met 70%. Inkomende berichten krijgen binnen 2 minuten een eerste gestructureerde verwerking - ongeacht het tijdstip. Advocaten ontvangen een heldere samenvatting en actievoorstellen, en beslissen zelf wat er mee gebeurt.

Het resultaat is geen vervanging van mensen - het is een slimmere verdeling van wat mensen doen. De medewerker die vroeger mailintake deed, focust nu op werk dat echt advocatenkantoorwaarde toevoegt.