Van Excel en WhatsApp naar live ritplanning voor 18 vrachtwagens.

Een operationeel manager die de helft van zijn dag kwijt was aan administratie.

Regionaal transportbedrijf met 18 vrachtwagens actief over 3 regio's. De planning gebeurde via een combinatie van Excel-bestanden en WhatsApp-groepen per chauffeur. Klanten belden rechtstreeks voor ETA's. Facturen werden manueel opgemaakt na elke afgeleverde rit.

Het gevolg: de operationeel manager verloor dagelijks 3 tot 4 uur aan administratieve taken die geen directe waarde toevoegden - terwijl chauffeurs wachtten op updates en klanten zelf achter informatie moesten bellen.

Eén dashboard dat de volledige operatie samenbrengt.

We startten met een grondige analyse van de dagelijkse flow - van ritplanning 's ochtends tot facturatie 's avonds. Elk manueel moment werd in kaart gebracht en geëvalueerd op automatiseringspotentieel.

Wat gebouwd werd: een centraal operationeel dashboard met ritplanning per chauffeur en regio, live statusupdates per levering, automatische klantnotificaties bij vertraging of aflevering, en een directe koppeling met de bestaande boekhoudsoftware voor automatische facturatie na elke afgeleverde rit.

Chauffeurs updaten hun status via een eenvoudige mobiele interface. De operationeel manager ziet alles live in één scherm. Klanten krijgen automatisch een notificatie - zonder dat iemand daar manueel iets voor doet.

Maatwerk dashboard, geen off-the-shelf oplossing.

Bestaande TMS-software (Transport Management Systems) is ofwel te duur, te complex of te generiek voor een bedrijf van deze schaal. We bouwden een op maat gemaakte webapplicatie die precies doet wat nodig is - niet meer, niet minder.

3.5 uur minder administratie per dag. Nul gemiste klantnotificaties.

De operationeel manager heeft een live overzicht van alle 18 vrachtwagens en leveringen. Ritplanning die vroeger 45 minuten kostte via Excel duurt nu minder dan 10 minuten. Klanten worden automatisch op de hoogte gehouden - zonder één telefoontje.

De boekhoudkoppeling elimineert het manueel opmaken van facturen na elke rit - dat alleen al bespaarde dagelijks meer dan een uur administratie.